ошибки в чеке предоплаты — Ошибка в чеке предоплаты требует не «перебить» продажу, а восстановить фактическую цепочку по одному заказу: когда пришли деньги, был ли известен состав заказа, передан ли товар, была ли доплата или возврат. После такой сверки понятно, нужен итоговый чек с зачетом, чек возврата, чек коррекции либо только повторная отправка электронного чека.
Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса
Что можно исправить самостоятельно: неверный контакт для доставки чека, пропущенный итоговый чек при выдаче заказа, возврат по уже отмененному заказу — если в системе есть готовые операции. Когда нужна настройка или разбор специалистом: неверны сумма, НДС, предмет расчета или признак способа расчета в уже фискализированном чеке; один платеж отправляют в ККТ CMS, платежный модуль и менеджер; CRM не передает кассе статус исполнения.
Интернет Касса проводит аудит цепочки «CRM — эквайринг — ККТ — ОФД», настраивает сценарии предоплаты, аванса, зачета, доплаты и возврата, а также помогает исключить дубли по идентификатору платежа. Результат работы — карта событий заказа, набор шаблонов чеков и тесты, в которых совпадают банк, CRM, касса и ОФД.
Предоплата применяется, если на дату получения денег уже известен состав предметов расчета: какие товары или услуги покупает клиент. Например, покупатель оплатил конкретный заказ из корзины с известными позициями, количеством и ценой.
Аванс применяют, если на дату платежа предмет расчета определить нельзя. Пример: клиент вносит деньги за будущие работы, а перечень услуг и их стоимость будут известны после диагностики или согласования задания.
Это не взаимозаменяемые слова. В первом чеке касса должна использовать признак способа расчета, соответствующий полной либо частичной предоплате, когда позиции известны, или авансу, когда они неизвестны. Не подменяйте один сценарий другим ради удобства шаблона.
При исполнении заказа сформируйте итоговый чек с признаком способа расчета «полный расчет». Ранее полученную предоплату или аванс в нем отражают как зачет соответствующей формы оплаты, а деньги, полученные при выдаче, — отдельной формой оплаты. Не оформляйте на дату доставки второй чек как новую полную оплату: это создает дубль поступления.
Покупатель оплатил известный состав заказа на сайте. В момент поступления денег формируется чек с полной предоплатой. Когда курьер передал товар или покупатель забрал его из пункта выдачи, формируется итоговый чек с признаком «полный расчет» и зачетом ранее внесенной предоплаты.
Клиент внес деньги до диагностики, а конкретные работы еще неизвестны. На поступление денег используйте сценарий аванса. После согласования и оказания услуг сформируйте итоговый чек: укажите фактические услуги, «полный расчет» и зачет полученного аванса. Если клиент доплачивает, добавьте сумму доплаты отдельной формой оплаты.
Если позиции известны, но клиент оплатил только часть цены, первый чек оформляют как частичную предоплату. При исполнении заказа итоговый чек должен содержать зачет этой суммы и фактическую доплату. В CRM заведите два разных значения: «внесено заранее» и «получено при выдаче».
Отделите оплату будущего периода от оплаты уже оказанной услуги. Платеж за еще не начавшийся период фискализируется как предоплата либо аванс по критерию известности услуги. Не маркируйте регулярное списание автоматически как аванс, если оно относится к уже оказанному обслуживанию.
При фактическом возврате денег оформите чек возврата прихода на возвращаемую сумму. При полном возврате сумма равна возвращенной предоплате или авансу. При частичном — чеку возврата соответствует только перечисленная часть, а остаток продолжает числиться по заказу до зачета или следующего возврата.
Сначала ответьте на два вопроса: деньги реально возвращались? и что именно неверно в фискальном документе? Возврат денег и ошибка реквизитов — разные операции.
Если покупателю вернули деньги, оформляйте чек возврата прихода на фактическую сумму возврата. Не используйте его как способ исправить НДС, предмет расчета или признак расчета, когда деньги остались у продавца.
Если деньги не возвращались, но в чеке неверны сумма, предмет расчета, ставка НДС или признак способа расчета, разберите оформление чека коррекции. Для него подготовьте документ-основание: служебную записку, акт или иной внутренний документ с описанием ошибки. В нем укажите номер и дату основания, номер заказа, дату и номер исходного чека, ФН/ФД/ФП или другие идентификаторы исходного документа, правильные и ошибочные данные.
Чек коррекции применяют для исправления расчета, проведенного с ошибкой или без применения ККТ, в порядке, который поддерживает используемая касса и формат фискальных документов. Не заменяйте коррекцию произвольным новым чеком продажи: новый чек без связи с ошибкой увеличит выручку в кассовых данных. Не делайте фиктивный возврат, если покупателю ничего не возвращали.
Правила применения ККТ установлены Федеральным законом № 54-ФЗ. Официальная информация по регистрации и применению кассовой техники публикуется на сайте ФНС России. Для спорной ошибки с НДС, агентской схемой или несколькими чеками на один платеж согласуйте способ коррекции с бухгалтером и специалистом по ККТ до отправки документа в ОФД.
| Ситуация | Деньги возвращались? | Товар передан / услуга оказана? | Действие | Кто выполняет |
|---|---|---|---|---|
| Деньги получены, позиции известны, первый чек еще не сформирован | Нет | Нет | Сформировать чек полной или частичной предоплаты и передать идентификатор заказа в ККТ. | Интегратор / оператор кассы |
| Деньги получены, состав будущих работ неизвестен | Нет | Нет | Сформировать чек с признаком «аванс»; не подставлять произвольные позиции будущих работ. | Интегратор / оператор кассы |
| Заказ исполнен после ранее принятой предоплаты или аванса | Нет | Да | Сформировать итоговый чек с признаком «полный расчет», зачетом ранее внесенных средств и отдельной доплатой при ее наличии. | Кассовая интеграция, контроль менеджера |
| Покупателю вернули всю сумму или часть суммы | Да | Нет или заказ уменьшен | Сформировать чек возврата прихода на фактически возвращенную сумму и изменить статус заказа. | Сотрудник возвратов / бухгалтер |
| В уже выданном чеке неверны сумма, НДС, предмет расчета или признак расчета | Нет | Любой статус | Зафиксировать основание и исходный чек; оформить чек коррекции по поддерживаемому ККТ порядку. | Бухгалтер и специалист по ККТ |
| Чек направлен на ошибочный e-mail или телефон, но реквизиты расчета верны | Нет | Любой статус | Остановить отправку на неверный контакт, исправить контакт в CRM и передать покупателю чек по правильному адресу. | Поддержка / менеджер |
Если ошибочен только контакт получателя, а фискальные реквизиты расчета верны, не формируйте новый чек и не делайте возврат. Сначала отключите дальнейшую отправку на неверный адрес, чтобы не раскрывать данные повторно.
Далее зафиксируйте обращение покупателя, внесите предоставленный корректный контакт в CRM и направьте электронный чек через функции кассового сервиса или ОФД. В журнале обращения отметьте дату, старый и новый контакт, номер чека и сотрудника, который выполнил отправку.
Если касса получает данные из 1С, проверьте, как в учетной системе передаются тип оплаты и статус исполнения. Используйте инструкцию «Как пробить чек в 1С: инструкция для Бухгалтерии и УТ». Для посреднических расчетов нужен отдельный шаблон с агентскими реквизитами: смотрите материал «Агентский чек на услуги: как оформить правильно и без ошибок».
Нужен разбор вашей схемы? Оставьте заявку в Интернет Касса. Для аудита подготовьте один проблемный заказ: номер заказа, платежный идентификатор, чеки из ККТ или ОФД, статус отгрузки и сведения о возврате. Мы проверим сценарии аванса, предоплаты, зачета и возврата, определим источник дублей и составим требования к интеграции.
Да, исправьте ошибочный фискальный документ через применимый для вашей ситуации порядок коррекции. Предоплата используется при известном составе товаров или услуг, а аванс — когда состав на дату получения денег неизвестен; зафиксируйте основание и реквизиты исходного чека до операции.
Нет, не пробивайте вторую полную оплату. При передаче товара или оказании услуги сформируйте итоговый чек с признаком полного расчета и отразите зачет ранее полученной предоплаты или аванса как форму оплаты; доплату укажите отдельной суммой.
Сформируйте чек возврата прихода на фактически возвращенную сумму. При частичном возврате верните только перечисленную сумму и оставьте в заказе остаток предоплаты, который будет зачтен при исполнении или возвращен отдельной операцией.
Нет, новый чек и возврат не нужны, если сумма, предмет расчета и остальные фискальные реквизиты верны. Остановите повторную отправку на ошибочный контакт, зафиксируйте обращение и направьте покупателю чек по корректному телефону или e-mail.
Сделайте чек коррекции, когда ошибка допущена в уже зарегистрированном расчете и деньги покупателю не возвращались. Чек возврата оформляют только при фактическом возврате денег, поэтому он не заменяет исправление неверной суммы, НДС, предмета расчета или признака способа расчета.