Чек самозанятого для бизнеса нужно получить по каждой выплате исполнителю, который применяет налог на профессиональный доход (НПД). До перевода проверьте его статус на дату выплаты, после перевода — сам чек по QR-коду и реквизитам. Не заменяйте чек только актом, счётом или банковской выпиской: каждый из этих документов подтверждает свою часть сделки.
Рабочий порядок: проверить НПД и ограничение по бывшему работодателю → провести оплату → получить чек в установленный срок → проверить QR-код, сумму, дату, заказчика и предмет расчёта → сохранить комплект документов. Если чека нет или его аннулировали, зафиксируйте случай и сразу передайте выплату бухгалтеру.
Получайте чек, когда организация или ИП платит физлицу со статусом НПД за услугу, работу или товар собственного производства. Чек формирует сам исполнитель в приложении «Мой налог» или через уполномоченный сервис. Заказчик не формирует этот чек на своей онлайн-кассе и не может выписать его вместо исполнителя.
Для заказчика чек НПД подтверждает, что выплата оформлена как расчёт с плательщиком НПД. Он нужен для применения освобождения от обязанностей налогового агента по НДФЛ и начисления страховых взносов по такой выплате. Содержание сделки подтверждайте отдельно: храните договор или заказ, а при приёмке результата — акт, накладную либо иной документ передачи.
Проверьте статус НПД до каждой выплаты или по своему регламенту перед регулярными выплатами. Проверка должна относиться именно к дате платежа: статус мог измениться после предыдущего расчёта. Также не оформляйте как НПД выплаты действующему сотруднику и бывшему сотруднику, если с увольнения прошло менее двух лет.
Самозанятый не применяет НПД при перепродаже чужих товаров. Поэтому при закупке товара запросите подтверждение, что исполнитель изготовил его сам. Если он перепродаёт закупленную продукцию, оформляйте сделку с поставщиком в другом статусе.
Срок получения чека зависит от способа расчёта. При оплате наличными или электронными средствами платежа самозанятый формирует чек при расчёте. При ином безналичном переводе он может сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Правила НПД и сервисы для работы с режимом публикует сайт ФНС России.
Не путайте этот документ с кассовым чеком при продаже клиенту. Чек НПД вы получаете от исполнителя по расходной операции; кассовый чек по 54-ФЗ бизнес формирует при приёме денег от покупателя. О моментах формирования кассового чека читайте в материале «Когда пробивать чек прихода: разбор для интернет-магазинов и сервисов».
Разовая услуга. Интернет-магазин заказывает фотосъёмку, дизайн или консультацию. Менеджер проверяет статус НПД до перевода, а после оплаты получает чек на сумму платежа. Если нужно принять конкретный результат, к чеку добавляют акт с перечнем работ.
Регулярные работы. Сервис платит самозанятому редактору, маркетологу или разработчику каждый месяц. Ведите реестр: дата и сумма платежа, исполнитель, номер заказа, ссылка на чек, дата проверки и отметка о результате. Следующий платёж не согласовывайте, пока по предыдущему нет проверенного чека или решения бухгалтера.
Покупка товара собственного производства. Кафе приобретает у самозанятого торты его изготовления, а студия — сделанный им декор. Возьмите чек НПД и документ передачи товара, если важно подтвердить количество, комплектность или качество. Для товара на перепродажу статус НПД не подходит.
| Ситуация | Что подтверждает документ | Что запросить | Действие для учёта |
|---|---|---|---|
| Оплата услуги или работы самозанятому | Доход исполнителя в НПД | Чек НПД; акт — если принимаете результат | Не закрывайте выплату как расчёт с НПД без чека |
| Покупка товара собственного производства | Доход исполнителя и передачу товара | Чек НПД и накладную, акт или иной документ передачи | Проверьте, что это не перепродажа чужого товара |
| Счёт до оплаты | Основание оплатить | Счёт — если он предусмотрен договором | После оплаты всё равно получите чек НПД |
| Банковский перевод | Факт перечисления денег | Платёжное поручение или выписку плюс чек НПД | Сверьте получателя, дату и сумму |
| Продажа клиенту бизнеса | Расчёт продавца с покупателем | Кассовый чек по 54-ФЗ | Не подменяйте им чек НПД от подрядчика |
Чек не получен к сроку. Зафиксируйте в реестре дату выплаты, способ оплаты и отсутствие документа. Направьте исполнителю требование сформировать и прислать чек; до устранения проблемы не проводите следующий платёж без согласования. Затем передайте выплату бухгалтеру, чтобы он определил порядок НДФЛ и страховых взносов по конкретной операции.
Чек был получен, но стал аннулированным. Зафиксируйте дату обнаружения, номер или ссылку на чек и причину, которую сообщил исполнитель. Если деньги не возвращали и выплата остаётся доходом исполнителя, запросите корректно сформированный чек. Если чек отменён из-за возврата денег или отмены расчёта, приложите документы о возврате и также передайте комплект бухгалтеру.
Не закрывайте проблему новым скриншотом без проверки. Нужен либо действующий чек, который проходит проверку через сервис ФНС, либо документированная причина отсутствия расчёта и решение бухгалтерии по выплате.
Проверили НПД один раз при заключении договора. Статус может измениться до очередной оплаты. Исправление: контролируйте его на дату выплаты по утверждённому регламенту.
Приняли акт вместо чека. Акт нужен для приёмки, но не подтверждает оформление дохода в НПД. Исправление: введите отдельное поле «чек НПД проверен» в реестре выплат.
Сохранили чек, но не проверили QR-код. В скриншоте могут быть чужие реквизиты или отменённый документ. Исправление: закрепите QR-проверку как обязательный шаг до закрытия выплаты.
Заплатили бывшему сотруднику как самозанятому. Чек не снимает ограничение двух лет. Исправление: добавьте в анкету исполнителя вопрос о трудовых отношениях с вашей компанией или ИП.
Купили у самозанятого товар для перепродажи. Перепродажа чужих товаров не относится к операциям НПД. Исправление: запросите подтверждение собственного производства или работайте с поставщиком в другом статусе.
Используйте шаблон для исполнителя: «После оплаты сформируйте чек НПД на [наименование и ИНН заказчика] на сумму [сумма] за [предмет расчёта] и направьте чек ответным сообщением». Для регулярных работ добавьте номер периода или заказа.
Если ваш бизнес одновременно платит подрядчикам и принимает деньги от покупателей на сайте, ведите эти потоки раздельно: НПД-чек контролируйте по расходам, кассовый чек — по клиентской выручке. Для настройки кассы при интернет-продажах используйте инструкцию «Как подключить облачную онлайн-кассу к сайту и сервису: пошагово».
Обратитесь в Интернет Касса, если нужно разделить клиентские и подрядные платежи в схеме сайта, определить точки формирования кассовых чеков и подготовить понятный процесс передачи данных в бухгалтерию.
Да, получите чек НПД по каждой выплате исполнителю со статусом НПД. Он нужен заказчику для подтверждения режима выплаты; договор, акт и платёжный документ храните вместе с ним.
Нет, акт не заменяет чек НПД. Акт фиксирует результат и объём работ, а чек подтверждает оформление дохода исполнителя в НПД.
Зафиксируйте отсутствие чека, запросите его у исполнителя и передайте выплату бухгалтеру. При наличном расчёте или оплате электронным средством платежа чек нужен при расчёте, а при ином безналичном переводе — не позднее 9-го числа следующего месяца.
Проверьте QR-код чека через сервис ФНС и сопоставьте результат с платежом. Отдельно проверьте статус НПД исполнителя именно на дату выплаты, затем сверьте сумму, дату, заказчика и предмет расчёта.
Сразу запросите причину аннулирования и корректный чек, если выплата не была возвращена или отменена. Если чек отменён из-за возврата денег, новый документ не нужен; в любом случае зафиксируйте ситуацию и передайте её бухгалтеру для оценки НДФЛ и взносов.
Нет, не оформляйте выплату как расчёт с НПД, если с даты увольнения прошло менее двух лет. Доход от бывшего работодателя в этот период не облагается НПД.