При продаже подарочного сертификата сформируйте чек сразу после получения денег. Затем, когда покупатель выберет товар или получит услугу, сформируйте второй чек на реальные позиции и зачтите ранее полученную сумму. Ключевой выбор в первом чеке такой: сертификат на свободный выбор — аванс; сертификат на заранее определенный товар или услугу с передачей позднее — предоплата.
Оформляйте аванс, если на дату оплаты неизвестны конкретные товары, услуги, их количество или объем. Это типичный подарочный сертификат на фиксированный номинал: получатель позднее выберет, например, товар из каталога, процедуру в салоне или набор услуг.
Оформляйте предоплату, если предмет будущей реализации уже определен. Например, покупатель оплачивает сертификат на конкретную фотосессию, курс из четырех занятий или определенную модель товара, которую выдадут позднее.
Первый чек нужен и при оплате наличными в точке, и при карте, СБП, интернет-эквайринге или платеже по ссылке. Способ приема денег меняет реквизит оплаты, но не переносит момент формирования чека. Общие требования к применению ККТ публикует сайт ФНС России.
Покупатель оплачивает электронный сертификат на сайте. После подтверждения платежа сайт должен передать в кассовое решение сумму, способ оплаты и контакт для чека. Касса формирует чек аванса либо предоплаты и отправляет его покупателю. При погашении кода интернет-магазин формирует чек полного расчета на фактически отгруженные товары с зачетом ранее внесенной суммы.
Если сайт принимает карты, СБП или платежи по ссылке, проверьте связку статуса успешной оплаты с фискализацией. Критерии выбора платежного решения собраны в статье «Интернет-эквайринг для сайта: выбор, подключение и запуск оплаты».
Кассир принимает оплату за сертификат и сразу печатает или направляет первый чек. При погашении он добавляет в чек конкретные товары, выбирает «полный расчет», вносит сумму зачета аванса или предоплаты и принимает доплату, если покупка дороже номинала.
Бумажный бланк, пластиковая карта, QR-код или код из SMS не меняют схему чеков. Важно, чтобы кассир мог найти сертификат в учетной системе и видел его доступный остаток.
При продаже через сайт, мессенджер или платежную ссылку запускайте первый чек автоматически после подтвержденной оплаты. Когда мастер оказывает услугу, сформируйте закрывающий чек на конкретную услугу и зачтите аванс или предоплату.
Если деньги принимает сотрудник на выезде, закрепите за этим сценарием мобильную ККТ или единый сервис фискализации. Не оформляйте в конце смены новый ручной чек на уже фискализированную онлайн-оплату: это создаст лишний приход.
| Сценарий | Первый чек при продаже | Второй чек при погашении | Что настроить |
|---|---|---|---|
| Сертификат на свободный выбор | Предмет расчета: понятное наименование сертификата или внесения суммы. Признак способа расчета: аванс. | Фактически переданные товары или оказанные услуги. Признак: полный расчет. В оплате — зачет аванса. | Отдельный сценарий «аванс», учет номинала и остатка сертификата. |
| Сертификат на заранее определенный товар или услугу | Предмет расчета: определенный товар или услуга. Признак способа расчета: предоплата. | Те же фактически переданные товары или оказанные услуги. Признак: полный расчет. В оплате — зачет предоплаты. | Связь первого чека с заказом или записью на услугу. |
| Покупка дороже номинала | Авaнс или предоплата — по тому, определен ли предмет будущей покупки. | Один чек полного расчета: реальные позиции, зачет аванса или предоплаты и доплата картой, наличными либо другим фактическим способом. | Смешанную оплату в кассе и передаче данных в учет. |
| Покупка дешевле номинала | Авaнс или предоплата — по исходной схеме. | Чек полного расчета на стоимость выданных позиций. Не зачитывайте больше их стоимости, если остаток сохраняется для следующей покупки. | Правило хранения или возврата остатка в оферте и учетной системе. |
Не заменяйте реальные позиции при погашении строкой «Подарочный сертификат». Во втором чеке покупатель уже получает товар или услугу, поэтому их нужно отразить в чеке.
Для настройки операций в 1С используйте отдельные сценарии аванса и предоплаты. Порядок настройки документов и чеков разобран в материале «Чеки предоплаты, аванса и полного расчёта в 1С:УТ и РМК».
При возврате денег за неиспользованный сертификат оформите чек возврата прихода на возвращаемую сумму. Сначала убедитесь, что возврат разрешен вашими правилами продажи либо должен быть сделан по иной причине. В чеке используйте сценарий возврата той суммы, которая была принята за сертификат.
При частичном использовании возвращайте только неиспользованный остаток и также оформляйте чек возврата прихода. Это возможно, если возврат остатка предусмотрен правилами продавца или принято решение его вернуть. Не оформляйте возврат новой продажей со знаком «минус» в учетной программе: кассовый документ должен соответствовать операции возврата денег.
До запуска зафиксируйте в правилах сертификата срок действия, возможность доплаты, сохранение остатка и условия возврата. Затем настройте эти же правила в кассе и учете, чтобы кассир не принимал решения вручную у стойки.
Для сайта выбирайте кассовое решение с автоматической фискализацией после оплаты. Для розницы достаточно корректно настроенной кассы в точке, если сертификаты не продаются онлайн. Для салона с онлайн-записью или платежными ссылками нужна интеграция оплаты, кассы и системы записи. О выборе схемы для интернет-магазина читайте в статье «Онлайн-касса для интернет-магазина: выбор, подключение и запуск».
Нужно внедрить схему без ручных обходов? Обратитесь в Интернет Касса. Для интернет-магазина настроим облачную кассу и интеграцию с оплатой; для розницы — кассовые сценарии и номенклатуру; для сервиса — связку платежной ссылки, записи и чеков. Перед запуском протестируем продажу, погашение, доплату и возврат, затем сверим чеки с ОФД и учетной системой.
Да, сформируйте чек в момент получения денег за сертификат. Для сертификата на свободный выбор будущей покупки укажите аванс, а для заранее определенного товара или услуги, которые передадите позднее, — предоплату.
Пробивайте первый чек при продаже сертификата и второй — при его погашении. Во втором чеке укажите фактически переданные товары или оказанные услуги, признак «полный расчет» и зачет ранее внесенного аванса либо предоплаты.
Да, отправьте электронный чек после успешной онлайн-оплаты. Передавайте в кассу сумму, состав заказа и телефон или email, который покупатель указал для получения чека.
Нет, если сертификат дает право выбрать товар или услугу позднее. В этом случае первый чек оформляйте как аванс; обычная реализация подходит, когда конкретный товар или услуга определены и передаются покупателю в этот же расчет.
Сформируйте один чек полного расчета на фактически выданные товары или услуги. В оплате отразите зачет аванса или предоплаты на сумму сертификата и отдельной строкой — доплату ее фактическим способом.