Как оформить кассовый чек на аванс, предоплату, зачёт и возврат в 1С

как оформить кассовый чек на аванс в 1С — Получили деньги до передачи товара или оказания услуги — сформируйте чек на предоплату либо аванс. При исполнении заказа сформируйте итоговый чек: его признак способа расчёта показывает стадию сделки, а ранее полученная сумма указывается отдельно как зачёт предоплаты или аванса. При отмене возвращайте деньги чеком «возврат прихода».

Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса

Материал подходит для ИП и ООО, которые принимают оплату через кассу, менеджера, сайт, платёжную ссылку или эквайринг. Ниже — рабочая логика для 1С:УТ 11 и 1С:Розницы; названия команд и экранов могут отличаться в зависимости от релиза и подключённого драйвера ККТ.

Когда при авансе нужен кассовый чек

Пробивайте чек при расчёте с покупателем-физлицом: при наличной оплате, оплате картой, через СБП, интернет-эквайринг, платёжную ссылку и иные электронные средства платежа. Для интернет-магазина момент успешной оплаты на сайте — отдельное событие: не откладывайте чек до отгрузки.

Не формируйте кассовый чек только из-за межбанковского перевода между ООО или ИП. Если деньги пришли с расчётного счёта организации или ИП на расчётный счёт продавца без предъявления электронного средства платежа, такой перевод сам по себе не образует расчёт для ККТ. Оплату корпоративной картой, по ссылке или через платёжную форму не смешивайте с этим исключением: это отдельный сценарий с ЭСП.

Основные правила применения ККТ установлены Федеральным законом № 54-ФЗ; официальные материалы и сервисы размещает сайт ФНС России. Практический разбор момента выдачи чека смотрите в статье «Когда пробивать кассовый чек при оплате и отгрузке».

Сначала определите: предоплата или аванс

Предоплата — деньги за конкретные, уже известные товар, работу или услугу. Покупатель заказал диван определённой модели и оплатил его до доставки — при поступлении денег нужен чек с признаком «полная предоплата» или «частичная предоплата».

Аванс — деньги получены до выбора состава покупки. Например, клиент пополнил депозит на будущие услуги, но ещё не выбрал, какие именно услуги получит. В этом случае не создавайте фиктивную номенклатуру: оформляйте аванс.

Полный расчёт — признак способа расчёта для итогового чека, когда обязательства по заказу закрываются при передаче товара или оказании услуги. Он не означает, что покупатель обязан платить именно в этот момент. Ранее внесённая предоплата или аванс отражается в итоговом чеке отдельной строкой оплаты — как зачёт.

Не путайте признак способа расчёта и форму оплаты

Ошибка настройки возникает, когда «зачёт предоплаты» пытаются выбрать вместо признака способа расчёта. Зачёт — не самостоятельный признак способа расчёта. Это способ показать в итоговом чеке, за счёт каких уже полученных денег оплачена продажа.

• При получении денег за известный заказ: выберите «полная предоплата» или «частичная предоплата».
• При получении денег без определённого состава покупки: выберите «аванс».
• При выдаче товара или оказании услуги: сформируйте итоговый чек с признаком, соответствующим завершению расчёта; для полностью закрываемого заказа это «полный расчёт».
• В оплатах итогового чека: укажите сумму зачёта предоплаты (аванса), а при необходимости — наличную или безналичную доплату.
• При возврате денег: используйте признак расчёта «возврат прихода» на возвращаемую сумму.

Проверка простая: стоимость товаров в итоговом чеке должна равняться сумме всех оплат. В оплаты входят зачёт предоплаты (аванса) и доплата, если она есть.

Два примера итогового чека

Пример 1. Полная предоплата без доплаты

Заказ стоит 10 000 ₽. В понедельник покупатель оплатил всю сумму на сайте, товар будет выдан в среду.

1. В понедельник сайт или кассир формирует чек прихода на 10 000 ₽ с признаком «полная предоплата».
2. В среду при выдаче товара формируется итоговый чек на товар стоимостью 10 000 ₽ с признаком способа расчёта «полный расчёт».
3. В разделе оплат итогового чека указывается зачёт предоплаты — 10 000 ₽. Доплаты нет.

Контроль: 10 000 ₽ стоимости товара = 10 000 ₽ зачёта.

Пример 2. Частичная предоплата и доплата картой

Заказ стоит 10 000 ₽. Покупатель заранее внёс 3 000 ₽, а при выдаче оплачивает картой ещё 7 000 ₽.

1. При поступлении 3 000 ₽ сформируйте чек прихода с признаком «частичная предоплата».
2. При выдаче товара сформируйте итоговый чек на 10 000 ₽ с признаком «полный расчёт».
3. В оплатах итогового чека укажите зачёт предоплаты — 3 000 ₽ и безналичную оплату — 7 000 ₽.

Контроль: 10 000 ₽ стоимости товара = 3 000 ₽ зачёта + 7 000 ₽ безналичной доплаты. Не делайте отдельный чек прихода на 7 000 ₽, если настройка позволяет отразить доплату в итоговом чеке продажи.

Как провести операции в 1С:УТ 11 и 1С:Рознице

1С:УТ 11

1. Создайте заказ клиента и заполните реальные товары или услуги, если они известны на момент оплаты.
2. Зарегистрируйте поступление денег с привязкой к заказу. Проверьте, что сумма предоплаты видна в расчётах по заказу, а не числится без назначения.
3. Передайте в ККТ чек на полную/частичную предоплату либо аванс через подключённое рабочее место кассира или интеграцию.
4. При отгрузке создайте реализацию товаров и услуг на основании заказа.
5. В итоговом чеке проверьте признак «полный расчёт», сумму зачёта ранее принятой оплаты и сумму доплаты. Затем проведите чек и проверьте его статус.

Если в вашей УТ чек формируется из реализации без подстановки зачтённой оплаты, не исправляйте это ручной заменой признака на «аванс». Настройте связь оплаты, заказа, реализации и кассового рабочего места. Детали документооборота разобраны в инструкции как пробить чек в 1С:УТ из заказа и реализации.

1С:Розница

1. Проверьте в настройках подключаемого оборудования, что выбрана нужная ККТ и включена передача кассовых чеков.
2. Создайте заказ покупателя, если используете заказы, и зарегистрируйте предоплату по этому заказу.
3. При приёме денег сформируйте чек ККМ с признаком предоплаты либо аванса — в зависимости от того, определён состав заказа или нет.
4. При выдаче оформите продажу по заказу через РМК или документ продажи. В форме оплаты проверьте сумму зачёта и сумму доплаты.
5. Распечатайте или отправьте электронный итоговый чек только после сверки: сумма продажи должна совпадать с суммой зачёта и доплаты.

Для работы кассира и РМК используйте отдельную инструкцию по чекам, предоплате и безналичной оплате в 1С:Рознице.

Таблица: какой чек оформить и что проверить

Запуск схемы: шесть шагов

1. Составьте карту оплат. Отдельно перечислите кассу, терминал, сайт, платёжную ссылку, СБП, курьера и банковские переводы.
2. Назначьте источник чека для каждого канала. Например, платёж на сайте фискализирует облачная касса, а не менеджер в 1С.
3. Свяжите документы. Заказ, поступление оплаты, реализация и возврат должны иметь общий идентификатор заказа или понятную связь в 1С.
4. Настройте четыре сценария. Полная предоплата, частичная предоплата с доплатой, аванс без номенклатуры и возврат.
5. Проведите тестовые чеки. Сверьте реквизиты на бумажном или электронном чеке, в 1С и в личном кабинете ОФД.
6. Закрепите правило для сотрудников. Отмена заказа после оплаты — это возврат по исходному платежу, а не новый заказ с отрицательной суммой.

Ошибки, которые нужно убрать до запуска

• «Зачёт» выбран как признак способа расчёта. Исправьте логику: в итоговом чеке выберите фактический признак, а зачёт укажите в оплатах.
• Полный расчёт не содержит зачтённую предоплату. Добавьте в итоговый чек сумму ранее принятой оплаты, иначе не сойдётся структура расчёта.
• Сайт и 1С печатают два чека на один платёж. Оставьте одного инициатора фискализации для каждого платёжного канала.
• Доплата не попала в итоговый чек. Сверьте стоимость реализации с зачётом и фактической оплатой до пробития.
• Возврат создан новым приходом. Используйте «возврат прихода» и привязывайте его к исходному платежу.
• Аванс оформлен с вымышленной номенклатурой. Если состав покупки неизвестен, фиксируйте аванс и определяйте товары или услуги при последующей продаже.

Нужна настройка связки 1С, сайта, эквайринга, ОФД и облачной кассы — оставьте заявку в Интернет Касса. Специалист разберёт ваши каналы оплаты, определит единственный источник чека для каждого из них и составит схему предоплаты, зачёта и возврата.

Частые вопросы

Нужно ли пробивать чек, если клиент оплатил заказ до отгрузки?

Да, сформируйте чек при получении оплаты. Если состав покупки уже известен, укажите полную или частичную предоплату; если клиент ещё не выбрал товары или услуги — аванс.

Какой чек оформить при выдаче полностью предоплаченного товара?

Сделайте итоговый чек с признаком способа расчёта «полный расчёт» и укажите всю стоимость как зачёт ранее полученной предоплаты или аванса. «Полный расчёт» не отменяет факт прежней оплаты: зачёт отражается в формах оплаты итогового чека.

Как оформить частичную предоплату и доплату при выдаче?

Сделайте итоговый чек на полную стоимость заказа и разделите оплаты на зачёт предоплаты и фактическую доплату. Например, при цене 10 000 ₽, предоплате 3 000 ₽ и оплате картой 7 000 ₽ в итоговом чеке должны быть зачёт 3 000 ₽ и безналичная оплата 7 000 ₽.

Как оформить возврат аванса в 1С?

Создайте возврат на основании исходной оплаты и сформируйте чек «возврат прихода». Возвращайте только неиспользованный остаток аванса; если часть суммы уже зачтена при продаже, возврат на неё не оформляют.

Нужен ли чек при переводе от другого ООО или ИП на расчётный счёт?

Нет, если это безналичный перевод между организациями или ИП без предъявления электронного средства платежа. Если представитель платит корпоративной картой, по ссылке или через иной электронный способ оплаты, операция требует отдельной оценки как расчёт с применением ЭСП.

Что проверить перед отправкой чека из 1С?

Сверьте сумму реализации, сумму зачёта, доплату, номенклатуру и признак способа расчёта. После пробития убедитесь, что документ принят ККТ и передан в ОФД.