Кассовый чек при взаимозачете нужен, если операция является расчетом и для нее нет исключения из применения ККТ. Не делайте вывод только по названию документа «акт взаимозачета»: для решения важны статус сторон, способ расчета и то, был ли ранее получен аванс.
Практическое правило такое: зачет предоплаты покупателя при выдаче товара или оказании услуги требует корректного кассового сценария. Взаимные требования двух организаций или ИП при безналичном расчете без предъявления электронного средства платежа подпадают под исключение из применения ККТ. Если в сделке участвует физлицо, не переносите на нее это B2B-исключение.
Правила применения ККТ установлены Федеральным законом № 54-ФЗ. Официальные разъяснения и сервисы для пользователей касс доступны на сайте ФНС России; актуальную редакцию закона удобно отслеживать через КонсультантПлюс.
Зачет аванса — это исполнение заказа деньгами, которые покупатель перечислил раньше. Например, клиент оплатил заказ на сайте во вторник, а магазин отгрузил товар в пятницу. Здесь есть два кассовых события: получение предоплаты и исполнение заказа.
Взаимозачет встречных требований — прекращение долгов сторон друг перед другом. Например, компания оказала контрагенту услуги, а контрагент поставил ей товары. Стороны могут подписать соглашение о зачете. Но обязанность применять ККТ в таком случае определяется не самим соглашением, а статусом сторон и способом расчета.
Возврат оформляют только при фактическом возврате денег покупателю. Если деньги остались у продавца и закрыли цену выданного заказа, это не возврат, а исполнение обязательства с зачетом предоплаты.
Для каждой операции соберите документы: договор или оферту, заказ, платежное подтверждение, накладную либо акт услуг. Для взаимных требований добавьте соглашение или акт зачета с основаниями долгов, суммой и датой прекращения обязательств.
Сначала определите стороны расчета, затем способ оплаты. Закон относит к расчетам не только прием денег, но и зачет предоплаты, а также предоставление иного встречного предоставления. Поэтому фраза «денег не было» сама по себе не освобождает от применения ККТ.
| Сценарий | Что проверить | Действие по ККТ | Документы |
|---|---|---|---|
| Покупатель-физлицо внес предоплату, продавец исполняет заказ | Был ли чек при получении аванса; сумма и дата исполнения | Сформировать чек исполнения с признаком способа расчета «полный расчет» и отразить зачет предоплаты в реквизитах оплаты | Заказ, подтверждение оплаты, накладная или акт |
| Физлицо закрывает цену товара или услуги встречным предоставлением | Является ли операция расчетом за товар, работу или услугу | Не считать операцию автоматически освобожденной: определить кассовый сценарий до проведения зачета | Договор, документы по передаче товара или оказанию услуги, соглашение при наличии |
| Организация или ИП зачитывают взаимные требования безналично | Обе стороны — организации или ИП; нет предъявления электронного средства платежа | ККТ не применяется по исключению для безналичных расчетов между организациями и ИП | Соглашение или акт зачета, документы-основания |
| Организация или ИП рассчитываются наличными либо с предъявлением электронного средства платежа | Есть ли способ расчета, для которого исключение не действует | Применить ККТ по кассовому сценарию операции | Договор, платежные и закрывающие документы |
| Продавец возвращает деньги покупателю | Деньги действительно перечислены или выданы обратно | Оформить возврат прихода | Заявление или иное основание возврата, документы по заказу |
Важно: исключение относится к безналичным расчетам между организациями и ИП без предъявления электронного средства платежа. Оно не означает, что любой документ с названием «взаимозачет» можно провести без анализа кассовой обязанности.
При работе с авансами проверяйте всю цепочку, а не только момент отгрузки.
Схемы с оплатой и отгрузкой подробно разобраны в статье когда пробивать кассовый чек при оплате и отгрузке.
Покупатель оплатил заказ на сайте, а магазин передал товар в доставку на следующий день. Настройте событие оплаты как получение предоплаты, а событие отгрузки — как исполнение с зачетом предоплаты. Передавайте в кассовое ПО номер заказа, состав заказа, сумму платежа и статус отгрузки.
Связку сайта, платежной формы и кассы проще спроектировать заранее. О вариантах такой интеграции читайте в материале «Сайт с онлайн-оплатой и кассой: лендинг, каталог или интернет-магазин».
Клиент перечислил аванс за настройку оборудования, а исполнитель подписал акт после завершения работ. Проверьте, что чек сформирован в момент поступления аванса. После подписания акта сформируйте чек исполнения, где аванс зачтен в оплату услуги.
ООО должно поставщику за товар, а поставщик должен ООО за услуги. Если обе стороны — организации или ИП, требования зачитываются безналично и электронное средство платежа не предъявляется, оформите соглашение о зачете и первичные документы. ККТ на такой безналичный расчет между организациями и ИП не применяется.
Если в этой цепочке есть розничный покупатель, оплата картой с предъявлением или наличные, не используйте B2B-правило: выделите соответствующий расчет и настройте его фискализацию отдельно.
Если чеки формируются из учетной системы, используйте инструкцию как пробить чек в 1С:УТ для проверки последовательности документов.
Нужна карта кассовых событий для сайта, услуг или сложных взаиморасчетов? Обратитесь в Интернет Касса: разберем цепочку платежей и документов, выделим точки формирования чеков и подготовим требования к интеграции кассы с вашим сайтом или учетной системой.
Да, оформите чек, если зачет или встречное предоставление происходит в расчете с физлицом либо в ином случае, не подпадающем под исключение из 54-ФЗ. При безналичном расчете между организациями и ИП без предъявления электронного средства платежа ККТ не применяется; статус сторон и способ расчета нужно зафиксировать документами.
Нет, акт не заменяет кассовый чек, когда операция признается расчетом и для нее нет освобождения от ККТ. Акт или соглашение подтверждает прекращение обязательств, а чек фиксирует расчет для целей 54-ФЗ.
Сформируйте чек при получении предоплаты, а при выдаче товара или оказании услуги — чек с признаком способа расчета «полный расчет». В чеке исполнения отразите сумму зачета предоплаты в реквизитах оплаты; возврат прихода не оформляйте, если деньги покупателю не перечисляли.
Нет, если покупатель доплачивает непосредственно при передаче товара или оказании услуги: сумму зачета аванса и новую оплату можно отразить в одном чеке исполнения. Если доплата поступила раньше, ее нужно было фискализировать в момент получения отдельным чеком.
Да, настройте отдельные события для приема предоплаты, исполнения заказа, доплаты и возврата. Связывайте платеж, заказ и отгрузку единым идентификатором, чтобы кассовое ПО не сформировало дублирующие чеки.