Если покупатель оплатил заказ на сайте до получения товара или услуги, сформируйте чек сразу после подтверждения платежа. При выдаче товара или оказании услуги сформируйте второй чек — полный расчет с зачетом предоплаты. Не ждите отгрузки: деньги уже приняты, значит первое кассовое событие уже наступило.
Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса
Интернет Касса помогает подключить облачную кассу, ОФД и интеграцию с сайтом или платежным сервисом: настраиваем чеки на предоплату, доплату, возврат, защиту от дублей и сверку операций. Если на заказе есть доставка, курьер или агент, сначала разбираем путь денег и роли сторон — это определяет схему чека.
Для оплаты картой, через СБП или по платежной ссылке передавайте операцию в онлайн-кассу после статуса «успешно» от платежного провайдера. Не создавайте чек по факту открытия платежной страницы, авторизации карты или уведомления без подтверждения оплаты.
Первый чек оформляют на фактически полученную сумму. Если конкретный товар или услуга уже известны, укажите полную либо частичную предварительную оплату. Когда товар, объем работ или перечень услуг определить пока нельзя, применяют аванс.
При передаче товара, выполнении работы или оказании услуги оформите чек полного расчета с зачетом ранее полученной суммы. Если покупатель доплачивает, финальный чек должен показать и зачет предоплаты, и фактическую доплату.
Интернет-оплату не смешивайте с безналичным переводом по банковским реквизитам без предъявления электронного средства платежа: для таких расчетов действует отдельный порядок по сроку формирования чека. Заведите для этих способов оплаты отдельные события и правила в учетной системе.
Базовые правила применения ККТ устанавливает Закон № 54-ФЗ; официальные материалы и сервисы по кассам размещает сайт ФНС России.
Полная предварительная оплата — покупатель оплачивает всю цену известного заказа до его передачи. Например, клиент оплатил на сайте конкретный товар стоимостью 4 000 рублей.
Частичная предварительная оплата — до передачи поступает только часть цены известного заказа. Например, клиент вносит 1 000 рублей на сайте, а 3 000 рублей заплатит при получении.
Аванс — деньги поступили до того, как можно определить предмет расчета. Например, клиент пополняет личный баланс, а конкретные услуги выберет позже. Заказ с известной номенклатурой из корзины не называйте авансом только ради упрощения настройки.
После подтверждения платежа создайте чек полной предварительной оплаты. При выдаче товара касса формирует полный расчет с зачетом. Курьер не должен повторно принимать и фискализировать полную стоимость, если покупатель ничего не доплачивает.
На первый платеж сформируйте чек частичной предварительной оплаты. При выдаче товара нужен финальный чек с зачетом первой суммы и способом оплаты остатка. До запуска отдельно протестируйте частичный выкуп: какие позиции клиент оставил, какую сумму доплатил и на какую сумму требуется возврат.
После оплаты записи сформируйте чек предоплаты. После оказания услуги закройте расчет чеком полного расчета с зачетом. При отмене с возвратом денег оформите возврат прихода на фактически возвращенную сумму.
Если ваш курьер принимает остаток наличными или картой, заранее определите кассу, через которую будет оформлен финальный расчет. В заказ из кассы должны попасть номер заказа, состав передаваемых позиций, сумма зачета, сумма доплаты и способ ее оплаты. Не поручайте курьеру вручную «пробить всю сумму»: это создает дубль выручки.
Сначала установите по договору, от чьего имени принимаются деньги и кто применяет ККТ. Если сторонний исполнитель только доставляет уже оплаченный заказ и не принимает деньги, он не создает новый чек на стоимость заказа. Если он принимает оплату от покупателя, схему ККТ, реквизиты и роль агента нужно закрепить в договоре и проверить в настройках до первой доставки; продавец не должен автоматически считать, что чек всегда сформирует курьерская служба.
Для агентских расчетов важны статус участника и обязательные реквизиты чека. Подробнее читайте в материале «Агентский чек на услуги: как оформить правильно и без ошибок».
СБП не отменяет обязанность применять ККТ. Получайте от платежного сервиса подтвержденный результат платежа, передавайте его в кассу один раз и храните идентификатор операции. Практические схемы разобраны в статьях о чеке при оплате через СБП и о фискализации оплаты по ссылке СБП.
| Сценарий | Чек после оплаты | Чек при исполнении | При отмене |
|---|---|---|---|
| Товар полностью оплачен на сайте | Полная предварительная оплата | Полный расчет с зачетом предоплаты | Возврат прихода на возвращенную сумму |
| Часть суммы на сайте, остаток при получении | Частичная предварительная оплата | Зачет первой суммы и доплата | Возврат прихода по отмененным позициям или сумме |
| Оплата записи на услугу | Предоплата | Полный расчет с зачетом после оказания | Возврат прихода при возврате денег |
| Состав будущей реализации неизвестен | Аванс | Полный расчет с зачетом, когда предмет определен и заказ исполнен | Возврат прихода на возвращенную сумму |
| Доплату принимает свой курьер | Чек предоплаты на сумму сайта | Финальный чек: зачет плюс фактическая доплата | Возврат оформляет сторона, которая возвращает деньги, по настроенной схеме |
В финальный чек интеграция должна передать позиции, количество, цену, номер заказа, сумму ранее принятой предоплаты, сумму новой оплаты и ее способ. Телефон или email указывают для направления электронного чека, если покупатель предоставил контакт. Не делайте контакт обязательным полем, если ваша схема расчета и выдачи чека этого не требует.
Деньги реально вернули покупателю. Сформируйте чек возврата прихода на фактически возвращенную сумму и позиции. Это сценарий отмены заказа, возврата товара или возврата неиспользованной предоплаты.
В чеке неверная сумма, предмет расчета или признак способа расчета, но деньги покупателю не возвращали. Не создавайте возврат прихода только для того, чтобы «обнулить» неверный документ. Зафиксируйте причину ошибки, подготовьте основание для исправления и оформите чек коррекции в порядке, который поддерживают ваша ККТ и формат фискальных данных.
Чек не был сформирован вовремя из-за сбоя интеграции или кассы. Зафиксируйте период и причину сбоя, выгрузите список пропущенных операций, сопоставьте их с платежами и оформите коррекцию по документальному основанию. Не добавляйте операции наугад: каждая сумма должна совпадать с конкретным платежом и заказом.
Создано два чека на один платеж. Сначала проверьте, не было ли двух реальных поступлений. Если платеж один, остановите повторную обработку webhook, зафиксируйте дубль и выберите процедуру исправления без фиктивного возврата денег.
Порядок коррекции зависит от версии ФФД, модели кассы и фактической ошибки. Для уже работающей агентской или курьерской схемы это юридически чувствительный участок, поэтому перед массовым исправлением согласуйте порядок с бухгалтерией и специалистом по ККТ.
Чек создается при отгрузке. Перенесите триггер на подтвержденную оплату. Отгрузка должна запускать финальный чек с зачетом, а не первый чек прихода.
Все платежи передаются как аванс. Для заказа с известными позициями настройте полную или частичную предоплату. Аванс используйте только при неопределенном предмете расчета.
Курьер печатает чек на всю стоимость после онлайн-оплаты. Передайте в его кассовый сценарий сумму зачета и разрешите фискализировать только доплату, если он ее принимает.
Чек зависит от ручной кнопки менеджера. Свяжите кассу с подтвержденным платежным событием. Ручной режим оставьте для исключений и контролируйте через журнал ошибок.
Если вы принимаете оплату частями через банк, не переносите в нее механику обычной предоплаты: сначала определите роли банка, продавца и покупателя. Отдельные примеры приведены в статье о чеках при оплате в рассрочку.
Да, сформируйте чек после подтверждения успешной интернет-оплаты. При выдаче товара оформите чек полного расчета с зачетом предоплаты; при доплате отразите в нем и полученные при выдаче деньги.
Нет, если предоплата поступила отдельным платежом до отгрузки. Сначала зафиксируйте получение денег, затем при передаче товара или оказании услуги оформите полный расчет с зачетом этой суммы.
Сформируйте чек на фактически полученную сумму как на частичную предварительную оплату. При следующем платеже или выдаче заказа отразите зачет первого платежа и остаток, который реально приняли.
Используйте предоплату, если при оплате известны конкретные товары, работы или услуги. Используйте аванс, если предмет расчета еще не определен.
Да, при передаче товара или оказании услуги сформируйте чек полного расчета с зачетом полной предоплаты. Он закрывает расчет по заказу и не отражает всю стоимость как новые принятые деньги.
Сформируйте чек возврата прихода на сумму, которую реально возвращаете покупателю. Если деньги не возвращались, а в чеке есть ошибка, используйте процедуру коррекции, а не возвратный чек.
Начните с материалов на сайте ФНС России. Затем проверьте настройки кассы на тестовых платежах: предоплату, доплату, возврат и отмену.
Нужно настроить кассу, платежи и доставку в одной схеме? Специалисты Интернет Касса разберут путь денег, подключат фискализацию, настроят интеграцию и контроль дублей. Связаться с экспертом.