Эта инструкция для интернет-магазинов, B2B-сервисов, офисных точек и курьерских служб, которые принимают деньги и от компаний, и от физлиц. Сначала разделите платежи по способу приема: перевод по реквизитам, наличные, карта в терминале, онлайн-эквайринг или СБП. Затем закрепите для каждого потока правило: не применять ККТ по исключению либо формировать чек автоматически или на месте расчета.
Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса
ККТ не применяется при безналичных расчетах между организациями и (или) ИП без предъявления электронного средства платежа. Это исключение предусмотрено пунктом 9 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. Для сверки формулировки используйте сайт ФНС России.
Рабочий пример: ООО выставило счет другому ООО, а покупатель перечислил деньги со своего расчетного счета по банковским реквизитам. Кассовый чек не нужен. В карточке сделки сохраните договор, счет и платежное поручение: из них должны быть видны стороны и назначение платежа.
При наличных и при карте, предъявленной в точке расчета, применяйте ККТ. Это относится к оплате в офисе, магазине и у курьера, в том числе к корпоративной карте в POS-терминале. Чек сформируйте при получении денег, а не по итогам дня или месяца.
Для расчета с организацией или ИП с применением ККТ добавьте в чек наименование покупателя и его ИНН. Получите эти данные до оплаты и передавайте их из CRM, формы заказа или кассового рабочего места. Без них B2B-чек оформлен с риском ошибки в обязательных реквизитах.
Электронный чек отправляйте только на номер телефона или email, которые покупатель предоставил до расчета. Если контакта нет, выдайте бумажный чек представителю покупателя. Не заменяйте чек счетом, актом или банковским слипом.
Покупатель получает счет и платит с расчетного счета. ККТ не применяйте, если электронное средство платежа не предъявляется. Настройте в CRM отдельный статус «B2B-перевод по счету» и закрывайте заказ только после поступления денег по выписке.
Представитель клиента передает наличные или прикладывает корпоративную карту к терминалу. Пробейте чек в момент оплаты. До расчета внесите в кассу наименование организации или ИП и ИНН покупателя; при необходимости получите контакт для электронного чека.
Переключатель «юрлицо/ИП» в форме заказа и введенные реквизиты сами по себе не подтверждают, кто фактически оплатил заказ. Деньги могут прийти с личной карты сотрудника, хотя в заказе указано ООО. На этом основании нельзя автоматически исключить операцию из фискализации.
Постройте контролируемый процесс. Для B2B-перевода создавайте счет с реквизитами продавца и принимайте оплату с расчетного счета организации или ИП; затем сопоставляйте платежное поручение с договором и счетом. Если вы принимаете онлайн-карту, не отключайте ККТ только по признаку «компания» в заказе: платеж с личной карты и платеж, по которому нельзя надежно установить плательщика, направляйте в фискальный поток как расчет с физлицом.
В форме до оплаты соберите тип клиента, полное наименование, ИНН, номер договора или счета, email и телефон. Эти поля нужны для обработки заказа и формирования чека там, где ККТ применяется, но не заменяют подтверждение плательщика банковскими документами. О настройке платежной формы читайте в материале об интернет-эквайринге для интернет-магазина.
Для платежей физлиц через СБП или ссылку настройте автоматическую передачу успешного статуса в ККТ. Не объединяйте этот поток с оплатой счетов организациями: назначьте отдельные статусы, очереди сверки и ответственных. Разбор кассового сценария есть в статье «Нужен ли чек при СБП».
| Канал и фактический плательщик | ККТ | Что сделать | Данные и документы |
|---|---|---|---|
| ООО или ИП переводит деньги по счету со своего расчетного счета | Нет, если карта не предъявляется | Выделить отдельный B2B-поток и сопоставить платеж со счетом | Договор, счет, платежное поручение |
| Представитель ООО или ИП платит наличными | Да | Пробить чек при приеме денег | В чеке: наименование покупателя и ИНН; контакт до расчета — для электронного чека |
| Представитель предъявляет корпоративную карту в POS-терминале | Да | Связать терминал с ККТ, передавать безналичный способ оплаты | В чеке: наименование покупателя и ИНН; слип или идентификатор операции |
| Онлайн-оплата картой, где статус плательщика не подтвержден или деньги пришли с личной карты | Да | Направить успешную оплату в ККТ автоматически | Чек, идентификатор платежа, карточка заказа, отчет ОФД |
| Смешанный сайт: физлица, ООО и ИП | Да для B2C-операций и сомнительных онлайн-оплат | Разделить переводы по счету и эквайринг; назначить правило эскалации сомнительных оплат | Статус клиента, реквизиты заказа, платежное поручение либо чек |
Назначьте для каждой строки владельца процесса: менеджер подтверждает B2B-перевод, интеграция фискализирует успешную B2C-оплату, бухгалтер сверяет выписку, а сотрудник поддержки разбирает расхождения. Так платеж не останется между CRM, банком и кассой.
Ошибка: отключить ККТ для любого онлайн-заказа с отметкой «юрлицо». Эта отметка не подтверждает источник денег. Решение: не применять исключение, пока B2B-перевод не подтвержден счетом и платежным поручением; сомнительные карточные оплаты фискализируйте.
Ошибка: не передать ИНН и наименование покупателя в B2B-чек. Терминал или облачная касса не всегда получают эти данные сами. Решение: добавьте обязательные поля в CRM и проверьте их передачу на тестовом чеке.
Ошибка: пробить только чек продажи при работе с предоплатой. Предоплата, ее зачет и окончательный расчет — разные события, которые нужно заложить в интеграцию. Решение: протестируйте все этапы на одном заказе до запуска.
Ошибка: отправлять электронный чек на контакт, найденный после оплаты. Контакт для электронной выдачи покупатель предоставляет до расчета. Решение: запрашивайте телефон или email на этапе оформления; при отсутствии контакта выдавайте бумажный чек.
Интернет-магазину или SaaS-сервису со смешанной аудиторией нужна автоматическая связка платежей, CRM и облачной кассы. Она фискализирует B2C-платежи по успешному статусу и не заставляет менеджера вручную искать каждую оплату.
Офису, магазину и курьерской службе нужен сценарий с кассой в месте расчета. Он покрывает наличные и предъявленные карты, а сотрудник получает инструкцию, как добавить наименование и ИНН покупателя.
Если оплата принимается в агентской схеме, сначала определите сторону расчета и набор реквизитов чека. Практический разбор — в статье «Агентский чек на услуги».
Нужна рабочая схема для сайта, офиса или доставки? Обратитесь в Интернет Кассу. Мы разложим ваши каналы на B2B-переводы, эквайринг, СБП, наличные и возвраты, подготовим карту фискализации, список реквизитов для интеграции и план тестов до запуска.