Как перерегистрировать онлайн-кассу с сохранением РНМ

как подать заявление на регистрацию онлайн-кассы с сохранением рнм — РНМ сохраняется только при перерегистрации действующей онлайн-кассы. Если у ККТ остаётся тот же заводской номер, в личном кабинете ФНС выбирайте «Перерегистрация», а не новую регистрацию. При покупке другого аппарата ФНС присвоит ему новый регистрационный номер ККТ.

Эта инструкция подходит для замены фискального накопителя (ФН), смены адреса установки, места применения или оператора фискальных данных (ОФД). Ключевой срок: заявление о перерегистрации подают не позднее следующего рабочего дня после изменения регистрационных сведений. Базовые правила установлены Законом № 54-ФЗ; официальные сервисы ККТ доступны на сайте ФНС России.

Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса.

Когда РНМ сохраняется, а когда ФНС присваивает новый

Сохраняйте РНМ, если перерегистрируете ту же ККТ. Заводской номер аппарата остаётся прежним, а ФНС обновляет сведения в карточке регистрации. Так оформляют замену ФН, изменение адреса установки, места применения или сведений об ОФД.

Получайте новый РНМ, если регистрируете другой аппарат. У новой ККТ другой заводской номер, поэтому перенести на неё РНМ снятой с учёта кассы нельзя. Сначала снимите старую ККТ с учёта, если для этого есть основание, затем зарегистрируйте новую отдельно.

Не путайте три номера. РНМ присваивает ФНС. Заводской номер указан в паспорте ККТ и на корпусе аппарата. Номер ФН относится к фискальному накопителю и меняется при его замене.

Срок и подготовка: что собрать до заполнения формы

Подайте заявление не позднее следующего рабочего дня после изменения сведений. Не откладывайте процедуру до конца недели или месяца: сначала выполните техническое действие на ККТ, затем направьте заявление и предусмотренные для выбранного основания реквизиты.

• Карточка регистрации ККТ. Возьмите из неё РНМ, адрес или место применения, модель и заводской номер.
• Паспорт кассы. Сверьте модель и заводской номер с карточкой регистрации.
• Данные ОФД. Подготовьте наименование и ИНН нового оператора, если меняете ОФД.
• Данные ФН. При замене понадобятся номера старого и нового накопителей, а также реквизиты сформированных кассой отчётов.
• Доступ в личный кабинет. Проверьте заранее, что сотрудник может открыть карточку ККТ и подписать заявление.

Для сети не работайте по памяти. Сделайте рабочую таблицу: «РНМ — заводской номер ККТ — номер действующего ФН — точка или сотрудник». Она не даст указать в заявлении накопитель или отчёт от соседней кассы.

Таблица: какое действие выбрать и что указать в заявлении

Замена фискального накопителя: порядок действий

Меняйте ФН в такой последовательности: закройте архив, установите новый накопитель, сформируйте отчёт и подайте заявление. Не извлекайте старый ФН до отчёта о закрытии архива: без его реквизитов заявление будет заполнено неполно.

1. Закройте архив старого ФН. Выполните команду в кассовом ПО или на самой ККТ и сохраните реквизиты отчёта о закрытии архива.
2. Установите новый ФН. Используйте накопитель, совместимый с вашей моделью ККТ, и внесите его номер в настройки аппарата.
3. Сформируйте отчёт об изменении параметров регистрации. В нём касса фиксирует замену ФН и новые регистрационные параметры.
4. Откройте действующую карточку ККТ в личном кабинете ФНС. Выберите операцию «Перерегистрация» и основание «Замена фискального накопителя».
5. Внесите данные без ручных догадок. Укажите номер нового ФН и реквизиты отчёта о закрытии архива и отчёта об изменении параметров регистрации именно по этой ККТ.
6. Подпишите и отправьте заявление не позднее следующего рабочего дня после изменения. Сохраните номер обращения.
7. Получите новую карточку регистрации. Сверьте в ней РНМ, заводской номер ККТ и номер нового ФН.

Подробный технический алгоритм закрытия архива и выбора накопителя смотрите в материале «Фискальный накопитель: выбор срока, замена и закрытие архива».

Как подать заявление через личный кабинет ФНС

1. Войдите в личный кабинет налогоплательщика. Откройте раздел учёта контрольно-кассовой техники.
2. Найдите нужную ККТ. Сверьте РНМ, модель и заводской номер, особенно если у компании несколько аппаратов.
3. Выберите «Перерегистрация». Не создавайте заявление на регистрацию, если заводской номер ККТ не менялся.
4. Выберите фактическое основание. Для переезда укажите новый адрес установки; для выездной работы — актуальное место или способ применения; при смене ОФД — данные нового оператора.
5. Внесите реквизиты отчёта, когда они требуются. При замене ФН, изменении адреса или места применения используйте реквизиты отчёта об изменении параметров регистрации, сформированного кассой.
6. Подпишите и отправьте заявление. Сохраните подтверждение отправки и номер обращения.
7. Скачайте новую карточку регистрации после обработки. Она подтверждает обновлённые сведения по ККТ.

Три сценария бизнеса

Магазин: истёк срок ФН

Не снимайте кассу с учёта. Закройте архив старого ФН, поставьте новый, сформируйте отчёт об изменении параметров регистрации и подайте перерегистрацию в срок. Перед первой сменой проверьте в новой карточке номер нового ФН и прежний РНМ.

Выездной сервис: мастер начал принимать оплату вне офиса

Перерегистрируйте ККТ, если изменился указанный при регистрации способ или место её применения. В настройках кассы и заявлении должны совпадать фактический формат работы: расчёты в стационарной точке или при оказании услуг на выезде. Сформируйте отчёт об изменении параметров регистрации и внесите его реквизиты в заявление.

Интернет-магазин: сменили ОФД или облачную кассу

Смена ОФД для той же ККТ — это перерегистрация с прежним РНМ. Настройте нового оператора в кассе, укажите его сведения в заявлении и после получения карточки проверьте доставку чеков. Если вместо прежней ККТ подключили другой аппарат с новым заводским номером, это уже регистрация новой кассы.

Для выбора схемы фискализации интернет-платежей используйте руководство «Облачная онлайн-касса: выбор, запуск и типовые сценарии для бизнеса». Порядок подключения чеков к сайту разобран отдельно в статье «Онлайн-касса интернет-магазина: как подключить и запустить чеки».

Ошибки, из-за которых заявление приходится переделывать

• Выбрали регистрацию вместо перерегистрации. Откройте карточку действующей ККТ и создайте заявление из неё.
• Указали реквизиты отчёта от другой кассы. Сверяйте перед отправкой РНМ, заводской номер аппарата и номер ФН в каждом документе.
• Поставили новый ФН без закрытия архива старого. Сначала сформируйте отчёт о закрытии архива на старом накопителе, затем выполняйте замену.
• Оставили старый адрес после переезда. Измените адрес установки и в кассовом ПО, и в заявлении; значения должны совпасть.
• Сменили ОФД только в договоре. Внесите параметры нового оператора в настройки ККТ и оформите перерегистрацию.
• Не проверили карточку после обработки заявления. Сверьте РНМ, ФН, адрес или место применения, затем убедитесь, что чеки передаются в ОФД.

Контроль после получения новой карточки

Сначала сравните новую карточку регистрации с фактическими настройками кассы. Проверьте РНМ, модель и заводской номер ККТ, номер действующего ФН, адрес установки или место применения, а при смене ОФД — сведения о новом операторе.

Затем проведите контрольный расчёт по штатному сценарию. Убедитесь, что касса сформировала фискальный документ и ОФД его принял. Если чек не находится или не передаётся, используйте инструкцию по поиску чеков ОФД и устранению ошибок отправки.

Нужна проверка заявления до отправки?

Закажите проверку перерегистрации ККТ у «Интернет Касса». Мы сопоставим основание перерегистрации, карточку ФНС, заводской номер ККТ, ФН, адрес или место применения, реквизиты кассовых отчётов и настройки ОФД. В результате вы получите список конкретных исправлений до отправки заявления и план запуска чеков после обновления карточки.

Оставить заявку на проверку и сопровождение перерегистрации ККТ.

Частые вопросы

Можно ли сохранить РНМ при перерегистрации кассы?

Да, при перерегистрации той же ККТ РНМ сохраняется. Если вы снимаете старый аппарат с учёта и регистрируете ККТ с другим заводским номером, ФНС присваивает новому устройству другой РНМ.

В какой срок подать заявление о перерегистрации ККТ?

Подайте заявление не позднее следующего рабочего дня после изменения регистрационных сведений. При замене ФН сначала закройте архив старого накопителя, установите новый и сформируйте отчёт об изменении параметров регистрации.

Нужно ли идти в инспекцию для перерегистрации кассы?

Нет, направьте заявление через личный кабинет ФНС. Откройте карточку действующей ККТ, выберите «Перерегистрация» и подпишите заявление способом, который доступен в вашем личном кабинете.

Какие реквизиты проверить перед отправкой заявления?

Сверьте РНМ, модель и заводской номер ККТ, номер ФН, адрес или место применения и сведения об ОФД. При замене ФН внесите реквизиты отчёта о закрытии архива старого ФН и отчёта об изменении параметров регистрации, сформированных на этой кассе.

Сохраняется ли РНМ при замене фискального накопителя?

Да, замена ФН на действующей ККТ оформляется перерегистрацией, поэтому РНМ остаётся прежним. Не регистрируйте кассу заново: закройте архив старого ФН, установите новый накопитель и подайте заявление с реквизитами обязательных отчётов.