Закрытие фискального накопителя (ФН) — это формирование отчета, который завершает работу накопителя в конкретной кассе. Сделайте это перед плановой заменой ФН и при прекращении работы с ККТ. До запуска закройте смену, остановите расчеты на этой кассе и убедитесь, что в ОФД нет очереди непереданных документов.
Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса
После отчета есть только две рабочие ветки: замена ФН — установить новый накопитель и перерегистрировать ККТ; отказ от кассы — подать заявление о снятии с учета. Отчет формирует сама ККТ и передает его оператору по каналу обмена. Ваша задача — дождаться передачи и проверить прием отчета в личном кабинете ОФД.
При замене ФН закройте старый накопитель, установите новый и проведите перерегистрацию кассы. Снимать ККТ с учета для плановой замены не нужно. О выборе срока накопителя и подготовке к замене читайте в статье «Фискальный накопитель: выбор срока, замена и закрытие архива».
При прекращении использования кассы сначала сформируйте отчет о закрытии ФН, затем направьте заявление о снятии ККТ с учета. Это не одна операция: отчет завершает работу накопителя, а снятие с учета прекращает регистрацию кассы за пользователем.
При смене владельца ККТ прежний пользователь снимает кассу с учета, а новый регистрирует ее на себя. Не оформляйте передачу кассы как обычную замену ФН: меняется пользователь ККТ, поэтому требуется отдельное регистрационное действие.
Если касса или ФН утрачены либо похищены, не пытайтесь создать отчет в обход реального устройства. Оформляйте действие через личный кабинет ФНС по фактическому основанию и сохраните документы, подтверждающие утрату.
Переключите оплату на резервную или новую кассу до вывода старой ККТ из работы. Затем дождитесь чеков по уже оплаченным заказам и проверьте их в ОФД. Если меняете схему фискализации, заранее подготовьте новую кассу по инструкции «Облачная онлайн-касса: выбор, запуск и типовые сценарии для бизнеса».
Выведите из расчетов только ту ККТ, где меняете или закрываете ФН. Остальные кассы могут работать. До операции назначьте резервную кассу для оплат, чтобы не создавать очередь на точке.
Завершите расчеты по старым заказам и убедитесь, что чеки приняты ОФД. После закрытия ФН сразу подайте заявление о снятии ККТ с учета и проверьте результат в личном кабинете ФНС. Не оставляйте это на период после закрытия доступа к кассе или кабинету ОФД.
Проверяйте не значок подключения к интернету, а статус приема документов оператором. Если последний чек не виден в ОФД, восстановите передачу до закрытия ФН. Порядок поиска документов разобран в материале «Чеки ОФД: поиск, проверка и устранение ошибок отправки».
| Критерий | Можно самостоятельно | Нужен специалист или поддержка |
|---|---|---|
| Доступ к ККТ | Касса включается, находится у вас, есть доступ к сервисному меню | ККТ не включается, находится на удаленной точке или нет доступа к панели |
| Документы ОФД | Смена закрыта, непереданных документов нет | Есть очередь чеков, ошибка обмена или непонятный статус отчета |
| Работа с моделью | Сотрудник знает сервисное меню этой ККТ | Меню незнакомо, есть код ошибки или касса связана с товароучетной системой |
| Риск простоя | Есть резервная касса либо продажи можно остановить | Это единственная касса и прием оплат нельзя прерывать |
| Регистрационные данные | Меняется только ФН или касса снимается с учета | Одновременно меняются пользователь, адрес установки или схема применения ККТ |
У Атол, Эвотор, Штрих и Меркурий названия разделов отличаются. Если не видите точную команду «Закрытие ФН» или касса выдает ошибку, не выбирайте похожую операцию. Сфотографируйте экран, сохраните код ошибки и передайте их специалисту.
Дальше не останавливайтесь на сформированном отчете: выполните перерегистрацию или снятие ККТ с учета. Регистрационные действия доступны в личном кабинете ФНС. Закон № 54-ФЗ и действующие требования к пользователю ККТ смотрите на КонсультантПлюс.
Установите новый ФН и подайте заявление о перерегистрации ККТ. Заявление при изменении сведений, внесенных в журнал учета и карточку регистрации, направляют не позднее следующего рабочего дня после изменения сведений. После обработки заявления откройте личный кабинет ФНС и проверьте новую карточку регистрации ККТ: в ней должны совпадать данные кассы и нового накопителя.
Подайте заявление о снятии ККТ с учета после отчета о закрытии ФН. Затем проверьте в личном кабинете ФНС результат регистрационного действия и сохраните карточку о снятии с учета вместе с отчетом о закрытии.
Храните физический использованный ФН пять лет. Положите его в папку или коробку с реквизитами кассы, отчетом о закрытии, карточками регистрации и снятия с учета. Файл отчета, распечатка и сведения в ОФД не заменяют сам накопитель.
Нужна срочная замена ФН, касса не формирует отчет или нельзя остановить прием оплат? Оставьте заявку через форму связи. Приложите модель и заводской номер ККТ, номер ФН, город или формат работы кассы, скрин ошибки и укажите, есть ли очередь документов в ОФД. Это позволит сразу определить, нужна ли удаленная настройка, выезд или переключение на резервную кассу.
Да, если касса исправна, доступна вам и в ОФД нет очереди непереданных документов. Закройте смену, остановите расчеты на этой ККТ, сформируйте отчет и проверьте его прием в личном кабинете ОФД.
Нет, сначала сформируйте отчет о закрытии ФН. При замене накопителя затем перерегистрируйте ККТ, а при прекращении работы подайте заявление о снятии с учета.
Сформируйте отчет в сервисном меню ККТ или в панели управления кассой, если модель поддерживает удаленные сервисные операции. ККТ передаст его в ОФД автоматически; сохраните распечатку или файл и проверьте статус приема в ОФД.
Закройте смену, устраните очередь непереданных документов и повторите операцию один раз. Если ККТ показывает ошибку, сохраните ее код и текст, не нажимайте команду повторно многократно и обратитесь в поддержку модели или сервисный центр.
Да, храните физический использованный фискальный накопитель пять лет. Распечатка отчета и данные в ОФД не заменяют сам ФН; держите его вместе с документами по кассе.