кассовая дисциплина правила — Автор: Александр Пылев, Основатель Интернет Касса
Если в компании есть наличные, их путь должен быть подтверждён документами: поступили от покупателя, выданы сотруднику, переданы сменщику или сданы в банк. Это и есть практическая задача кассовой дисциплины.
Не смешивайте её с применением ККТ. Чек ККТ подтверждает расчёт с покупателем по Закону № 54-ФЗ, а кассовые документы фиксируют внутреннее движение наличных. Чек не заменяет приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и кассовую книгу там, где они обязательны.
ООО, которое принимает или выдаёт наличные, организует кассовые операции. Руководитель назначает кассира или возлагает эти обязанности на другого сотрудника. В регламенте закрепите, кто принимает деньги, оформляет документы, проводит пересчёт и сдаёт выручку.
ИП вправе не оформлять ПКО и РКО и не вести кассовую книгу, если ведёт учёт доходов, доходов и расходов либо физических показателей. Это освобождение не отменяет обязанность выдавать чек, когда расчёт требует применения ККТ. ИП полезно вести внутреннюю таблицу выручки, возвратов и передачи денег в банк, но это его рабочий контроль, а не обязательная кассовая книга.
Основные правила кассовых операций установлены Указанием Банка России № 3210-У, а наличных расчётов — Указанием Банка России № 5348-У. Официальные материалы и действующие редакции документов публикуются на сайте Банка России; вопросы применения ККТ разъясняет сайт ФНС России.
Для ООО правило прямое: на каждое поступление наличных оформляйте ПКО, на каждую выдачу — РКО. Документы можно вести на бумаге или в электронном виде при соблюдении требований к подписанию и хранению.
Сверяйте остаток при закрытии дня и при смене ответственного. Кассир пересчитывает деньги, сопоставляет сумму с кассовой книгой, ПКО, РКО и данными продаж. При расхождении не переносите проблему на следующую смену: зафиксируйте расхождение, найдите операцию и исправьте учёт.
Выдавайте деньги под отчёт только с основанием. Для организации это распорядительный документ руководителя либо заявление работника. В документе укажите сотрудника, сумму и срок, на который выдаются деньги. После расходов работник представляет авансовый отчёт с подтверждающими документами либо возвращает остаток.
Лимит остатка кассы устанавливают распорядительным документом руководителя. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит. Если организация установила лимит, контролируйте остаток и не храните сверхлимитную наличность, кроме случаев, предусмотренных правилами Банка России, включая отдельные дни выплат работникам.
Не платите наличными больше 100 000 ₽ по одному договору между организациями и ИП. Лимит действует на весь срок договора: если по договору сделали пять наличных платежей, сложите их. После достижения 100 000 ₽ расчёты по нему проводите безналично.
Лимит относится к расчётам участников предпринимательской деятельности. Расчёт компании с физлицом, которое платит не как ИП, под это ограничение не подпадает. Однако кассовый чек и оформление поступления наличных у организации всё равно нужны.
Наличную выручку нельзя тратить на любые цели по усмотрению руководителя. Указание № 5348-У разрешает направлять её, в частности, на выплаты работникам, выплаты социального характера, оплату товаров, работ и услуг, возвраты покупателям ранее оплаченных наличными сумм, а также на личные нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью. Для займов, операций с ценными бумагами и иных целей, прямо не разрешённых для расходования выручки, используйте деньги, предварительно полученные с банковского счёта.
Кассир пробивает чеки, принимает наличные и оформляет поступление выручки в кассу организации через ПКО. В конце дня он пересчитывает деньги и сверяет их с документами. При передаче сменщику составьте внутренний акт передачи в форме, утверждённой компанией: укажите дату, сумму, кассира, принимающего сотрудника и подписи. Такой акт подтверждает ответственность за деньги, но не заменяет ПКО и РКО.
Разделите маршруты оплат. Онлайн-платёж на сайте сверяйте с отчётом платёжного сервиса и данными облачной кассы, а наличные при получении товара — с кассой точки и ПКО. Для настройки фискализации сайта используйте схему из статьи «Облачная касса для сайта: выбор, запуск и типичные ошибки».
При получении предоплаты сформируйте чек с признаком способа расчёта «предоплата» или «аванс» — в зависимости от фактической схемы продажи. После оказания услуги или передачи товара оформите чек полного расчёта на неоплаченную часть либо с зачётом предоплаты по настроенной схеме. Если аванс внесли наличными, организация также оформляет ПКО. Пошаговый разбор чеков есть в материале «Чеки предоплаты, аванса и полного расчёта в 1С:УТ 11».
| Операция | Что оформить | Кто отвечает | Контроль |
|---|---|---|---|
| Наличные от покупателя | Чек ККТ при обязательности ККТ и ПКО на поступление наличных в кассу организации | Кассир | Сумма денег совпадает с продажами и записью в кассовой книге |
| Выдача под отчёт | РКО; распорядительный документ руководителя или заявление работника | Кассир, бухгалтер | Есть сумма, получатель, срок и авансовый отчёт либо возврат остатка |
| Возврат покупателю | Документ-основание, чек возврата прихода и РКО при выдаче наличных из кассы | Кассир, администратор | Возврат связан с исходной продажей и отражён в учёте |
| Передача смены | Внутренний акт передачи в утверждённой форме | Сдающий и принимающий кассиры | Наличность пересчитана в присутствии обеих сторон |
| Сдача в банк или инкассация | РКО на выдачу денег работнику или инкассатору по принятому маршруту; квитанция банка или инкассатора | Кассир, руководитель | Переданная сумма уменьшила остаток кассы |
| Внесение денег собственником | ПКО и документ-основание, отражение в бухучёте | Руководитель, бухгалтер | Сумма не учтена как выручка от покупателя |
Ошибка: считать чек ККТ заменой ПКО. Чек фиксирует расчёт с покупателем, а ПКО — поступление наличных в кассу организации. Решение: включите оформление ПКО в маршрут каждой наличной продажи.
Ошибка: выдавать деньги сотруднику «на словах». Без основания сложно подтвердить, кто получил сумму и на какой срок. Решение: оформляйте РКО и распорядительный документ либо заявление работника.
Ошибка: передавать выручку без пересчёта. Недостача становится проблемой следующего кассира. Решение: пересчитывайте наличность вместе и подписывайте акт передачи.
Ошибка: складывать наличные, эквайринг, СБП и оплату на сайте в один итог. У этих денег разные источники сверки. Решение: в ежедневном отчёте выделите отдельные строки для наличных, терминала, СБП и платёжного модуля.
О возможных санкциях и способах устранить нарушения читайте в статье «Штраф за нарушение кассовой дисциплины: что грозит ИП и ООО».
Начните с аудита маршрута наличных: от оплаты покупателем до сдачи выручки в банк. По его результатам должны появиться список ответственных, набор документов, правила передачи денег и схема ежедневной сверки.
Обратитесь в Интернет Касса, если нужно проверить кассовые процессы в рознице, самовывозе, у курьеров или в сервисе с авансами. Поможем собрать регламент, связать его с ККТ и настроить сценарии оплаты без двойных чеков и расхождений.
Нет, ИП, ведущий учёт доходов, доходов и расходов либо физических показателей, вправе не оформлять ПКО и РКО и не вести кассовую книгу. При этом он обязан применять ККТ и выдавать чек, если расчёт подпадает под Закон № 54-ФЗ, а внутренний учёт выручки может вести для собственного контроля.
Нет, если организация не принимает и не выдаёт наличные деньги. Эквайринг, СБП и банковские переводы сверяйте по отчётам банка или платёжного сервиса, а не по кассовой книге.
Нет, кассовый чек не заменяет ПКО. Организация оформляет ПКО на каждое поступление наличных, включая выручку от покупателей, а чек ККТ подтверждает сам расчёт с покупателем.
Нет, между организациями и ИП наличные расчёты по одному договору ограничены суммой 100 000 ₽. Несколько платежей по этому договору суммируются; остаток оплачивайте безналично.
Составьте карту движения наличных, назначьте кассира и пересчитайте фактический остаток. Затем утвердите порядок ПКО, РКО, кассовой книги, подотчёта, передачи смены и сдачи выручки.